10/02/2023 EMISSÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Nesse artigo você irá aprender a:

1- Configurar a sua conta ClickSign no EGD.

2- Enviar o documento para assinatura digital.

3- Assinar digitalmente o documento.

4- Conferir os documentos enviados para determinado aluno.

1- Configurar a sua conta ClickSign no EGD.

• Para essa parte do processo, o seu cargo deve ter a permissão de Acesso Total liberada.
• Toda configuração é individual da escola, mesmo que possua mais de uma unidade, deve preencher individualmente em cada uma.
• Vá no menu Configurações > Integrações.

• Em integrações, você irá encontrar uma área chamada Integrações de assinatura de documentos.
• Nela você precisará clicar em +Nova Integração.
  

• Agora você irá precisar configurar 2 partes, os Dados da integração e os Dados dos assinantes obrigatórios. 
• Em Dados da Integração, é necessário preencher todos os campos, que são eles:
  Nome da Integração (Campo livre para preenchimento da escola)
  Tipo de Integração (No caso seria da ClickSign)
  Ambiente da Integração (Teste ou Produção)
  Checkbox  para Integração Padrão (Caso tenha mais de uma, deve sinalizar qual será a padrão a ser utilizada) (Obrigatório)
  Token de Acesso (Que você encontra na área de configurações da ClickSign)

• Em Assinantes Obrigatórios, que são os colaboradores da escola que obrigatoriamente irão precisar assinar, como o Diretor(a), funcionários da secretaria, para eles você precisa clicar + Novo Assinante e preencher os seguintes dados:
  Nome (Obrigatoriamente Nome + Sobrenome)
  E-mail
  Celular (Opcional)
  CPF
  Aniversário

• Esses são dados pedidos pela ClickSign.
  Exemplo:
  
• Basta clicar em Salvar agora.
• Caso você precise trocar o Token de Acesso, o mesmo deverá pertencer à mesma conta. Caso seja de outra conta, o procedimento correto é criar outra integração da ClickSign e colocar ela como padrão somente.
• Após um teste no ambiente de teste, mude para produção para que o documento tenha validade.

2- Enviar o documento para assinatura digital.

• Para fazer o envio do documento para assinatura digital, vá até o menu Documentos.
• Selecione o documento desejado e clique em Gerar.
• Agora você precisa selecionar os parâmetros para o envio, sendo eles (Varia de acordo com o Documento e suas variáveis)
  - Aluno
  - Turma (Caso exista uma variável mostrando a turma do aluno)
  - Centro de Custo (Caso tenha alguma variável financeira, para identificar qual plano para o documento)
  

• Você também pode selecionar a aba turma para emitir para todos de determinada turma.
  

• Agora basta clicar em ENVIAR PARA ASSINATURA DIGITAL.
• Pronto, após o envio você receberá um aviso de confirmação:
• Agora o responsável irá receber no seu e-mail cadastrado o pedido de assinatura.

3- Assinar digitalmente o documento (Tanto responsável como escola)

• No e-mail do responsável, chegará um com as principais informações do pedido e um botão para acessar o documento, com o seu nome e quem da escola precisa assinar também, assim como sua data limite:
  
• Clique em Visualizar para assinar
• Você então será encaminhado para a página do ClickSign para visualizar o documento e então após a leitura, clique em Assinar.
  
• Após clicar em assinar, são 2 etapas, na primeira você precisa confirmar os seus dados:
  
• Após essa etapa existe a de verificação de segurança, em que você deve confirmar o código enviado pela ClickSign para o seu e-mail.
  
• Após confirmar e clicar em Finalizar, prontinho, sua parte está feita, faltando somente o colaborador do colégio designado assinar também.
  
• Após ambos assinarem você recebe por e-mail uma confirmação.
  

4- Conferir os documentos enviados para determinado aluno.

• Em Alunos > Ver na ficha do aluno, existe a aba Documentos Digitais.
  
• Nela irão aparecer os documentos enviados para o aluno em questão, com o seu Status e número de assinaturas necessárias, e quantas já assinaram.
• Após todas as assinaturas necessárias, o status irá alterar para Assinado (Quando o sistema finalizar o download do pdf).
  
• Clicando em VER ORIGINAL você acessará o documento original e em VER ASSINADO ele com as assinaturas digitais.

Prontinho, você acabou de finalizar o processo!
Fácil e prático, para que você tenha tempo para focar no que é importante na escola. Ainda economiza papel!